Finance en Inkoop opvallend eensgezind binnen het kleinbedrijf

In het kleinbedrijf zijn de afdelingen Finance en Inkoop opvallend gelijkgestemd, zo blijkt uit onderzoek door DirectResearch in opdracht van Easy1. Het is mogelijk dat dit te maken heeft met het feit dat er bij het kleinbedrijf veel combinatierollen zijn en als het wel verschillende personen zijn, dan zitten ze letterlijk dicht bij elkaar en werken ze veel samen. En dát resulteert vervolgens in weinig losstaande afdelingen met gescheiden belangen.

Wat de reden ook is, het onderzoek toont aan dat van de ondervraagden, 30% van de financiële afdelingen en 22% van de inkoopafdelingen het eens is met de stelling dat onbeheerde uitgaven (uitgaven zonder contract of inkooporder) een probleem zijn. 

Verbetertrajecten om onbeheerde uitgaven tegen te gaan

Het grootste probleem van die onbeheerde uitgaven is toch wel het gebrek aan inzicht. Je hebt als bedrijf weinig controle en inzicht in waar geld aan besteed wordt. Uit het onderzoek blijkt dat er veel eensgezindheid is tussen Finance en Inkoop als het gaat om het voorkomen van onbeheerde uitgaven. Zowel inkopers als financials geven aan dat er verbetertrajecten lopen om onbeheerde uitgaven tegen te gaan door processen te verbeteren. Gaan organisaties aan de slag met verbetertrajecten dan is inzicht overigens niet het primaire doel. 

LEESTIP:  Minder controle door informele inkoopprocessen bij kleinbedrijf 

Doel van Inkoop: efficiëntie in het inkoopproces

Het onderzoek toont aan dat 29% van de inkopers aangeeft dat er een traject loopt ter verbetering van het inkoopproces. Hierbij zijn Finance, IT en Logistiek de top drie betrokken stakeholders. De belangrijkste doelen die nagestreefd worden, zijn het verbeteren van efficiency (59%) en het behalen van inkoopvoordeel (57%). Het is positief om te zien dat er verbetertrajecten lopen om de processen te verbeteren en onbeheerde uitgaven tegen te gaan. Dit kan zorgen voor kostenbesparingen en een betere controle over de financiële situatie van het bedrijf.

Doel van Finance: efficiëntie in het factuurverwerkingsproces

Finance is ook bezig met het verbeteren van processen om onbeheerde uitgaven te voorkomen. Zo geeft 34% van de financiële afdelingen aan dat er een verbetertraject loopt voor het verwerken van inkomende facturen. Hierbij zijn IT, Inkoop en leveranciers de top drie betrokken stakeholders. De belangrijkste doelen die Finance nastreeft, zijn het verbeteren van efficiency (68%) en het verminderen van factuurfraude (50%). Het verbeteren van de factuurverwerkingsprocessen kan helpen om onnodige kosten te verminderen en fraude te voorkomen.

Belang van een goede samenwerking tussen Finance en Inkoop

Met zoveel overeenkomsten in meningen en doelen is een goede samenwerking tussen Finance en Inkoop onmisbaar om onbeheerde uitgaven tegen te gaan. Als deze twee afdelingen leren goed samen te werken ervaren ze daar beide de voordelen van. Zo kunnen bijvoorbeeld kosten worden bespaard door betere inkoopafspraken en -procedures. Ook kan het bedrijf beter controle houden over de financiële situatie en kunnen er mogelijkheden ontstaan voor groei en innovatie.

Is die samenwerking bij jullie nog niet zo vanzelfsprekend? Dan wordt het hoog tijd om daaraan te werken.

Tips voor het verbeteren van de samenwerking tussen Finance en Inkoop

Communicatietips zijn er genoeg te vinden, dus die laten we even achterwege. Wat je je vooral moet bedenken is wat jij wil bereiken met een verbeterde samenwerking. En hoeveel moeite wil je daarvoor doen? Wat je vaak ziet is dat mensen al snel opgeven ‘omdat het altijd van één kant moet komen’. Een herkenbare en begrijpelijke reactie en zeker ook niet overdreven, laten we dat vooropstellen. De afdeling die iets wil halen uit een samenwerking moet namelijk de meeste moeite doen. Totdat het belang voor de ander ook duidelijk is. Maar geef niet op, zeker niet als je de toegevoegde waarde ziet.

Het belang van samenwerking vanuit Finance bekeken

Als jij op de financiële afdeling werkt (of je bént de financiële afdeling 😉) dan zit je aan het einde van het proces waar Inkoop mee begint. Jij hebt er dus groot belang bij dat alle processtappen die vooraan het proces plaatsvinden zo correct mogelijk doorlopen worden. Heb jij te maken met veel foutieve facturen of facturen die je niet kunt plaatsen, dan is het in jouw belang om de samenwerking op te zoeken met Inkoop. Op die manier kun je samen toewerken naar een optimaal proces, waarbij de factuur alleen nog maar de samenvatting is van alles wat daarvoor gebeurt. 

Het belang van samenwerking vanuit Inkoop bekeken

Als jij op de afdeling Inkoop werkt dan is het heel denkbaar dat de bulk van de uitgaven bij jou plaatsvinden. Maar hoe goed is jouw inzicht daarin? Zie jij dit pas terug als de factuur binnenkomt? Mis jij helder inzicht in de actuele uitgaven en ben je niet helemaal zeker of je nog binnen je budget zit? Dan heb jij er groot belang bij om de samenwerking met Finance op te zoeken. Want die kan inzicht bieden. En het liefste wil je natuurlijk met Finance samen kijken hoe je nog eerder dan de factuur de uitgaven inzichtelijk maakt, zodat die factuur ook hier alleen nog maar de samenvatting is. 

Dus zoek de ander op, investeer in de relatie en de manier van met elkaar werken en pluk daar vervolgens beide de vruchten van. Win-win!

Meer weten over de digitale transformatie in het kleinbedrijf? 

Wil je meer weten over hoe het kleinbedrijf de processen van inkoop tot betaling ingericht hebben? Download gratis het volledige Trendrapport 2023 Digitale transformatie kleinbedrijf Finance en Inkoop.

In dit rapport lees je meer over:  

• Hoe goedkeuring van inkopen en facturen tot stand komen
• Wat de status van automatisering is binnen het kleinbedrijf
• Hoe finance- en inkoopprofessionals denken over aankopen zonder contract of inkooporder

Esther
Witten

Contentspecialist

Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.