Minder controle door informele inkoopprocessen bij kleinbedrijf

Bedrijven moeten inkopen doen om te kunnen opereren, ongeacht hun grootte. Maar de manier waarop kleine bedrijven de inkoop afhandelen, kan sterk verschillen van mkb en grootbedrijf. DirectResearch deed hier onderzoek naar in opdracht van Easy1. In dit blog laten we zien hoe het kleinbedrijf hun inkopen beheren.

Beperkte inkoopafdelingen bij kleine bedrijven

In grotere bedrijven worden vaak speciale inkoopafdelingen opgezet, terwijl bij kleinere bedrijven veel werknemers meerdere rollen hebben, zoals een directeur die ook verantwoordelijk is voor de verkoop. In feite is bij meer dan de helft van de kleine bedrijven de eigenaar of directeur voornamelijk verantwoordelijk voor de inkoop.

Efficiënt beheer van inkoopbehoeften

Ondanks deze verschillen zijn kleine bedrijven in staat om hun inkoopbehoeften efficiënt te beheren. Waar grotere bedrijven misschien wel meer dan 10.000 bestellingen per jaar plaatsen (15 procent van het mkb), plaatsen kleinere bedrijven meestal minder dan 500 bestellingen per jaar, waarbij 26 procent minder dan 100 bestellingen plaatst. Bovendien hebben kleine bedrijven vaak minder formele inkoopprocessen, bijna een kwart van de respondenten meldt dat minder dan 10 procent van hun uitgaven onder een formeel contract of inkooporder vallen.

Gebruik van Excel voor inkooporders minder populair

Interessant genoeg maken kleine bedrijven minder gebruik van Excel voor inkooporders in vergelijking met grotere bedrijven. In plaats daarvan is e-mail de meest populaire methode om bestellingen te plaatsen bij bedrijven van elke grootte. Intern gecreëerde formulieren zijn ook populair voor grotere bedrijven, maar minder voor kleine bedrijven. Het gebruik van ordersystemen is de op één na populairste methode bij kleine bedrijven.

Goedkeuringsproces van aankopen

Als het gaat om het goedkeuren van aankopen, zijn kleinere bedrijven eerder geneigd om een drempelbedrag te hebben waarvoor geen goedkeuring nodig is. Als goedkeuring nodig is, gebeurt dit vaak handmatig via pdf of mondelinge communicatie. Formele workflow systemen worden minder vaak gebruikt in kleine bedrijven, hoewel ze nog steeds door ongeveer 30 procent van de respondenten worden gebruikt.

Slechts 3 procent heeft uitgaven onder beheer

Uitgaven waar geen contract of inkooporder aan vooraf gaat, dus waar geen afspraken vooraf over gemaakt zijn, komen bij het kleinbedrijf vaak voor. Bij bijna een kwart van de ondervraagden vindt slechts 0-10 procent van de inkopen onder beheer plaats. Een magere 3 procent heeft bijna alle uitgaven onder beheer. Dit kan een uitdaging zijn voor kleine bedrijven, omdat onbeheerde uitgaven moeilijker te controleren en te beheren zijn. Het is daarom belangrijk voor kleine bedrijven om hun uitgaven goed te monitoren en waar mogelijk de processen te stroomlijnen om onnodige uitgaven te vermijden.

Waarom bieden informele inkoopprocessen weinig controle voor kleinbedrijven?

Als directeur/eigenaar van een kleinbedrijf weet je dat elke euro telt. Efficiënt inkopen is daarom essentieel voor het succes van je onderneming. Helaas kan het gebruik van informele inkoopprocessen, zoals het inkopen van goederen en diensten zonder formele afspraken, meer kosten met zich meebrengen dan je zou denken. 

Gebrek aan controle

Het grootste nadeel van informele inkoopprocessen is het gebrek aan controle. Zonder formele afspraken en procedures is er geen garantie dat de aankopen van het bedrijf worden gedaan tegen de beste prijs en kwaliteit. Bovendien is er weinig tot geen transparantie in het inkoopproces, wat kan leiden tot onnodige kosten en een gebrek aan inzicht in de bedrijfsuitgaven. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat iemand een bestelling plaatst die ergens anders ook al door een collega geplaatst is. Dubbele kosten en onnodige voorraad. 

Risico op fraude neemt toe

Informele inkoopprocessen kunnen ook het risico op fraude verhogen. Het ontbreken van formele afspraken maakt het gemakkelijker voor medewerkers om persoonlijk voordeel te behalen uit het inkoopproces. Een bestelling plaatsen bij iemand uit de eigen kring en daar een fee voor krijgen, of het indienen van valse facturen. Zomaar wat voorbeelden waarop iemand misbruik kan maken van ongecontroleerde processen. En natuurlijk, jij kent je medewerkers, dat zouden ze nooit doen, toch? 

Gevolgen voor de lange termijn

De gevolgen van het gebruik van informele inkoopprocessen kunnen op de lange termijn ernstig zijn. Slechte kwaliteit producten of te hoge prijzen kunnen leiden tot ontevreden klanten en een verminderde reputatie van het bedrijf. Bovendien kunnen frauduleuze praktijken leiden tot een flinke kostenpost en juridische problemen.

In het kort, informele inkoopprocessen bieden weinig controle en transparantie, wat kan leiden tot onnodige kosten en het risico op fraude. Het is daarom belangrijk om formele inkoopprocessen te implementeren om de kosten te beheersen en het succes van je bedrijf te waarborgen.

Meer weten over de digitale transformatie in het kleinbedrijf? 

Wil je meer weten over hoe het kleinbedrijf de processen van inkoop tot betaling ingericht hebben? Download gratis het volledige Trendrapport 2023 Digitale transformatie kleinbedrijf Finance en Inkoop.

In dit rapport lees je meer over:  

• Hoe goedkeuring van inkopen en facturen tot stand komen
• Wat de status van automatisering is binnen het kleinbedrijf
• Hoe finance- en inkoopprofessionals denken over aankopen zonder contract of inkooporder

Esther
Witten

Contentspecialist

Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.