De Noord-Nederlandse Golf & Country Club (NNG&CC), gelegen in Glimmen in de gemeente Groningen, beschikt over 18 holes en heeft ongeveer 1000 leden. De golfvereniging wordt gerund door het bestuur en heeft een aantal medewerkers in loondienst om de dagelijkse gang van zaken in goede banen te leiden. Zo ook office manager Janine Douwes, wie onder meer verantwoordelijk is voor de leden- en financiële administratie.
Papieren factuurverwerking was tijdrovend
Het verwerken van de inkomende facturen ligt ook op haar bordje. Janine vertelt hoe dit er bij de golfclub aan toe gaat. “Alle bestuursleden van de vereniging zijn zelf verantwoordelijk voor hun financiële uitgaven. Dit betekent dat zij hun eigen facturen moeten goedkeuren. Daarnaast hebben we ook de afspraak dat de penningmeester elke factuur bekijkt. Pas daarna kan ik ze verder verwerken en in ons boekhoudpakket Exact Online zetten.”
Lange tijd verliep dit proces op papier. Janine: “Ik printte de factuur uit en zorgde ervoor dat die bij het betreffende bestuurslid terechtkwam, zodat hij of zij z’n handtekening eronder kon zetten. Als de Penningmeester er dan ook naar gekeken had, scande ik de factuur in en kon hem daarna in de boekhouding verwerken.”
"Alles wat sneller en makkelijker kan, moeten we vooral doen"
“Dat was een tijdrovend proces”, oordeelt Janine. “Niet alleen voor mij, maar ook voor de bestuursleden. Vooral als je je bedenkt dat zij het bestuurswerk voor de vereniging op vrijwillige basis doen en er vaak nog een baan naast hebben. Dus alles wat sneller en makkelijker kan, moeten we vooral doen. Daarnaast hadden ze ook simpelweg niet continu tijd om langs te komen voor een handtekening. Daarom wilde ik van de papieren rompslomp af.”
Software moet gebruiksvriendelijk zijn
Ze ging op zoek naar een manier om het factuurverwerkingsproces te digitaliseren. Ze had een aantal eisen waar een oplossing aan moest voldoen. Zo was het belangrijk dat de software kan koppelen met Exact Online, het boekhoudpakket waar de vereniging en diens accountant mee werkt. Ook de prijs speelde een rol. “Die moet wel in verhouding staan met de tijdswinst die het oplevert”, aldus Janine. Ten derde moet de software gebruiksvriendelijk zijn. “Je moet rekening houden met het feit dat niet alle bestuursleden even handig met een computer zijn. Dus hoe makkelijker, hoe beter.”
Al snel kwam Janine uit bij Easy1. Het all-in-one purchase to pay platform voldeed aan al haar wensen. “Vooral de gebruiksvriendelijkheid viel op. Toen ik de software zag, dacht ik meteen: dit kan iedereen. Het is eenvoudig in gebruik.”
Tijdswinst en gemak door digitalisering
Inmiddels wordt het programma volop gebruikt bij de golfvereniging, en alle betrokkenen zijn enthousiast. “De bestuursleden hebben allemaal de Easy1 app op hun telefoon gedownload. Zodra ze een factuur moeten bekijken, krijgen ze automatisch een melding”, legt Janine uit. “Ook de penningmeester gebruikt de app en kijkt dagelijks of er al nieuwe facturen voor hem klaarstaan. Geen uitpuilende postvakjes vol met facturen meer.”
Janine zelf heeft ook een stuk minder werk aan de facturen. Ze zet de factuur in de software op het juiste grootboekaccount, stuurt hem door naar de betreffende personen en na het akkoord gaat de factuur automatisch door naar Exact Online en komt in de betaallijst. Janine: “Het is ook handig dat ik duidelijk kan zien wat de status van een factuur is. Als ik zie dat hij bij iemand blijft hangen, dan kan ik diegene even aan z’n mouw trekken.”
Purchase to pay software ook geschikt voor verenigingen
Over de samenwerking met Easy1 is ze erg positief. “Ik krijg altijd ontzettend snel reactie. Als ik ergens niet uitkom, dan zoeken ze het direct uit. De lijnen zijn kort en ik krijg bijna het gevoel dat ik iedereen al ken. Daardoor voel ik me nooit bezwaard om een vraag te stellen.”
"De tijdswinst is groot en ik ben blij met de korte lijnen en de manier waarop het programma werkt.”
“Dit soort softwareoplossingen zijn ook geschikt voor verenigingen zoals die van ons”, vervolgt Janine. “Maar ik denk dat veel verenigingen daar niet bij stilstaan. Die denken dat het alleen voor bedrijven is. Zonde. Of ik nog advies voor hen heb? Ja, zeker. Om contact met Easy1 op te nemen. Het bevalt mij goed. De tijdswinst is groot en ik ben blij met de korte lijnen en de manier waarop het programma werkt.”
Meer weten?
Benieuwd wat Easy1 voor jouw vereniging of bedrijf kan betekenen? Ervaar het zelf en probeer Easy1 gratis. Of lees het klantverhaal van KAV Autoverhuur.