3-Way match

Een 3-way match is een term die vaak voorkomt in de wereld van het MKB, voornamelijk binnen de financiële administratie. Op deze pagina duiken we dieper in op wat een 3-way match precies inhoudt en waarom het een belangrijke rol speelt in de efficiëntie en financiële integriteit van middelgrote en kleine bedrijven.

Wat is een 3-Way Match?

Een 3-way match is een controleproces dat door financieel managers en medewerkers in het MKB wordt gebruikt om te bevestigen dat de inkomende factuur overeenkomt met de inkooporder, de ontvangen goederen of diensten en de factuur. Dit proces is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alleen correcte en geautoriseerde facturen worden betaald. Het past binnen een breder financieel raamwerk dat gericht is op het minimaliseren van fouten, fraude en het optimaliseren van de financiële controle van een bedrijf.

De relevantie van 3-Way Match voor het MKB

In het MKB, waar middelen vaak beperkt zijn en de impact van fouten groot kan zijn, zorgt een 3-way match voor een essentiële laag van financiële controle. Door het overeenstemmen van de drie documenten — de inkooporder, de pakbon (ontvangsten) en de factuur — voordat betalingen worden gedaan, kan een MKB de nauwkeurigheid van de financiële administratie waarborgen en onnodige kosten voorkomen. Het is een simpele doch effectieve manier om een sterk financieel beheer te ondersteunen en de integriteit van uitgaande kasstromen te handhaven.

Veelgestelde vragen over 3-Way Match

Wat gebeurt er als er geen overeenkomst is bij een 3-way match?

Als de gegevens op de inkooporder, pakbon (ontvangsten) en factuur niet overeenkomen, wordt dit als een discrepantie beschouwd. De financiële afdeling zal dan onderzoek doen naar de oorzaak van de onregelmatigheid en corrigerende maatregelen nemen voordat de betaling wordt verwerkt. Dit kan leiden tot vertragingen, maar zorgt voor financiële zekerheid.

Hoe kan een 3-way match proces worden geautomatiseerd in het MKB?

Er zijn verschillende softwareoplossingen beschikbaar die het 3-way match proces kunnen automatiseren. Deze systemen kunnen elektronisch en automatisch de documenten vergelijken en onregelmatigheden signaleren, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd en de kans op menselijke fouten wordt verkleind.

Is een 3-way match proces noodzakelijk voor alle MKB's?

Hoewel niet wettelijk verplicht, wordt een 3-way match sterk aangeraden voor alle MKB's die te maken hebben met een significante hoeveelheid inkooporders en leveranciersfacturen. Het biedt een belangrijke controlemaatregel die kan helpen bij het beschermen tegen fraude en overbetalen.

Kan een 3-way match helpen bij het onderhandelen met leveranciers?

Ja, het uitvoeren van een 3-way match kan een MKB helpen bij het vaststellen van de betrouwbaarheid van een leverancier. Dit kan nuttige informatie opleveren tijdens onderhandelingen over prijsafspraken of betalingsvoorwaarden.

Wat zijn de meest voorkomende problemen bij het implementeren van een 3-way match?

Enkele uitdagingen bij de implementatie van een 3-way match zijn het zorgen voor tijdige en accurate documentatie, het aanpassen van de inkoopprocessen om afwijkingen te minimaliseren, en het trainen van personeel om het belang van dit proces te begrijpen en effectief uit te voeren.

Maaike
van Roomen

P2P specialist

Maaike is onze purchase to pay-goeroe, deskundig in alles wat met declaratieverwerking, contractbeheer, factuurverwerking en inkoopbeheer te maken heeft. Ze is een ster in het vertalen van ingewikkelde materie naar boeiende content.