Hoe besteed je minder tijd aan factuurverwerking

Herken je dit factuurverwerkingsproces? Er komt een factuur binnen per post of per email. Deze gegevens moeten handmatig ingevoerd worden in het boekhoudsysteem. Vervolgens wordt de factuur op het bureau van je collega gelegd of per email doorgestuurd voor goedkeuring.

En dan begint vaak het grote wachten op de factuurverwerking. Stel, je collega is vaak op pad om orders binnen te halen. Hij zit niet zo vaak achter zijn bureau en ziet de groeiende stapel papier niet elke dag. Of de mail met de factuur zakt in no time onder aan de lijst met de vele e-mails die deze collega dagelijks binnenkrijgt. Het heeft geen prioriteit voor je collega en dus gebeurt er voorlopig niets. Bovendien hebben veel mensen een hekel aan dit soort administratieve zaken. En deze collega wordt afgerekend op hoeveel nieuwe orders er binnenkomen, niet op hoe snel hij de factuurverwerking uitvoert.

Ondertussen heeft de administratie al een paar keer een geërgerde leverancier aan de telefoon gehad over wanneer zijn factuur nu eens betaald gaat worden. Dus belt de administratie met de betreffende collega of hij al tijd heeft gehad om de factuur te controleren. Die duikt in de stapel op zijn bureau of in zijn mail en verliest zo weer kostbare (verkoop)tijd.

Wil je binnen jouw mkb graag minder tijd kwijt zijn aan je factuurverwerking? En wat dacht je van de verwerking van je declaraties, contracten en inkopen? Easy1 zou best wel een jouw antwoord kunnen zijn!

Ontdek de voordelen van Easy1! Download de infographic en ontdek waar jouw voordelen liggen in het automatiseren van jouw factuurverwerking.

De grootste frustraties bij handmatige factuurverwerking

Handmatige factuurverwerking kost vaak veel tijd en leidt tot flinke frustraties. Hier behandelen we de 6 grootste frustraties voor MKB organisaties.

Handmatig invoeren
Een factuur legt vaak een lange weg af, startende bij de afdeling administratie. Hier worden de factuurgegevens handmatig overgenomen in het boekhoudsysteem. Vervolgens moet de factuur gecontroleerd en goedgekeurd worden. Dit gaat niet altijd rechttoe rechtaan, hier zijn soms meerdere collega’s bij betrokken. En omdat de papieren factuur maar op één plek tegelijk kan zijn, kan dit best een tijdje duren. Als iedereen aan de beurt is geweest, gaat de factuur weer terug naar de afdeling administratie. Met een beetje pech is tegen die tijd de betalingstermijn al verstreken en kun je geen gebruik meer maken van een vroege betalingskorting.

Geen overzicht
Een leverancier belt met de administratie wanneer hun factuur wordt betaald. Nu begint het grote zoeken. Bij wie ligt de factuur? Na lang zoeken wordt de factuur uit een grote stapel gevist op het bureau van de salesmanager. Die bekijkt nu pas voor het eerst de factuur en ziet dat die niet klopt met het contract. Vervolgens kan de administratief medewerker weer terug naar de leverancier voor een creditnota. Heel vervelend voor zowel de collega van de administratie als de leverancier én daarbij kost het ook nog eens onnodig veel tijd!

Facturen raken vaak kwijt
De salesmanager heeft niet alleen deze factuur op zijn bureau liggen. Daar komen elke dag nieuwe facturen bij. Soms werkt hij op kantoor, soms vanuit huis en hij zit ook veel in de auto. Het rondsjouwen van al dat papierwerk resulteert erin dat al die documenten verspreid raken over verschillende locaties. Probeer dan nog maar eens de juiste factuur terug te vinden. Dan nog te zwijgen over alle contracten...

Fouten met overtypen
Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Dat is menselijk, maar wel heel onhandig als bijvoorbeeld het bedrag verkeerd wordt overgenomen en er daardoor te veel of te weinig wordt betaald. Of denk eens aan een inkoopordernummer dat onvolledig is, waardoor de factuur niet goedgekeurd kan worden.

Volle archiefkasten
In de huidige klimaattrend zijn volle archiefmappen met papieren facturen niet meer van deze tijd. Ook zonde van al die bomen toch? Allemaal van die mooie ordners met tabbladen netjes op een plank in de archiefkast. En nog een kast. En nog een kast. Die ruimte kan beter worden benut.

Geen professionele indruk
Een papieren proces kan ook zijn weerslag hebben op je imago als professioneel MKB bedrijf. De volgende situaties wil je liever vermijden, toch?

‘‘Helaas, we kunnen de factuur niet vinden. Kun je hem nog een keer sturen?’
‘Ik vind het heel jammer, maar de persoon die de factuur moet goedkeuren is veel buiten de deur, dus dat duurt nog even.’
‘We hebben per ongeluk de factuur dubbel betaald. Kun je een creditnota sturen?’
‘Te weinig betaald? Oh ja, sorry, het bedrag is verkeerd overgenomen van de factuur.’
‘Heb je misschien een kopie van factuurnummer # voor mij? Onze accountant vraagt ernaar, maar de factuur is nergens te vinden.’

Bij het handmatig verwerken van facturen kan dus heel veel fout gaan. Het uitstellen van het uitzoeken van een oplossing lijkt misschien goedkoop, maar goede software verdient zich sneller terug dan je denkt. En die investering? Die kon je nog wel eens meevallen!

Maak nu een gratis account aan en ontdek hoe easy Easy1 voor jou kan zijn!