De uitdagingen van automatiseren van factuurverwerking voor het kleinbedrijf

Met voortdurend evoluerende technologieën, blijft automatisering een belangrijk thema voor veel organisaties en wordt digitalisering zelfs als voorwaarde voor groei gezien. En hoewel veel organisaties de voordelen van automatiseren erkennen, is het nog niet de norm. Uit onderzoek van DirectResearch in opdracht van Easy1, blijkt dat automatisering van factuurverwerking nog steeds een uitdaging vormt, met opvallende verschillen tussen het kleinbedrijf en het mkb.

In dit artikel verkennen we enkele bevindingen uit het rapport, kijken we naar de voordelen van automatisering van het factuurverwerkingsproces en onderzoeken we enkele obstakels waarmee het kleinbedrijf wordt geconfronteerd. 

Hoe hebben organisaties het proces van facturen goedkeuren ingericht?

Eén van de belangrijkste aspecten van factuurverwerking is het goedkeuringsproces. Uit het onderzoek blijkt dat er een aanzienlijk verschil bestaat tussen het kleinbedrijf en het mkb als het gaat om handmatig goedkeuren van facturen. Maar liefst 23 procent van het kleinbedrijf geeft aan dat facturen altijd handmatig worden goedgekeurd op basis van papier of e-mailberichten. In tegenstelling tot het mkb, waar dit percentage slechts 5 procent is.

Automatische matching en workflowsystemen binnen het kleinbedrijf en mkb

Het onderzoek van DirectResearch laat vergelijkbare percentages zien bij zowel het kleinbedrijf als het mkb als gevraagd wordt naar de mate van automatisch matchen. In 38 procent van de gevallen wordt de matching altijd of vaak automatisch uitgevoerd. Bij het kleinbedrijf wordt automatische matching op de voet gevolgd door handmatige goedkeuring op basis van een workflowsysteem (36 procent). 

Beperkt aandeel van volledig automatische factuurverwerking

Het aantal bedrijven dat facturen volledig automatisch ontvang en verwerkt, zónder handmatige tussenkomst is nog steeds beperkt. Bij het kleinbedrijf is dit aandeel slechts 3 procent, wat aangeeft dat het merendeel van de factuurverwerking nog steeds handmatige handelingen vereist. In totaal geeft 37 procent van de ondervraagden aan dat meer dan de helft van de facturen volledig automatisch wordt verwerkt. 

Een aanzienlijk deel van de ondervraagden, namelijk 40 procent, geeft aan dat facturen helemaal niet automatisch worden verwerkt.

Voordelen automatiseren factuurverwerking

Hoewel automatisering van factuurverwerking uitdagingen kan opleveren voor kleine bedrijven, biedt het ook aanzienlijke voordelen. Het onderzoek laat zien dat 37 procent van de ondervraagden aangeeft dat meer dan de helft van de facturen volledig automatisch wordt verwerkt. Dit geeft aan dat bedrijven die erin slagen om automatisering te implementeren, aanzienlijke efficiëntievoordelen kunnen behalen. 

Handmatige taken, zoals het handmatig goedkeuren van facturen op basis van papier of e-mail, kunnen worden geautomatiseerd, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk wordt verkort met als resultaat ook een snellere doorlooptijd. 

Automatiseren van het factuurverwerkingsproces vermindert bovendien de kans op fouten. Handmatige processen zijn nu eenmaal gevoelig voor menselijke fouten, zoals typefouten bij het overnemen van gegevens van een pdf naar een boekhoudsysteem, om maar een voorbeeld te noemen. Door dit te automatiseren kunnen gegevens nauwkeuriger en consistenter worden vastgelegd, waarmee de kans op fouten wordt geminimaliseerd. 

Een ander belangrijk voordeel van automatiseren van het factuurverwerkingsproces is dat het medewerkers in staat stelt zich te richten op meer waardevolle activiteiten in plaats van repetitieve administratieve taken. Bovendien kan factuurverwerkingssoftware de gegevens die verwerkt worden sneller en nauwkeuriger vastleggen, waardoor rapportage en analyses worden verbeterd.

Obstakels die automatisering in de weg staan

De voordelen worden wel gezien door de meeste organisaties. Dat betekent niet dat al die organisaties ook direct gaan automatiseren. Diverse obstakels staan automatisering in de weg. 

Zo verwacht slechts 27 procent van de ondernemers het komende jaar te investeren in digitalisering blijkt uit een enquête van October, terwijl wél 60 procent dit als voorwaarde voor groei ziet. 

💡 LEESTIP: Digitalisering mkb: waarom investeren juist nu verstandig is

Het is belangrijk voor kleine bedrijven om de mogelijke obstakels te overwinnen en de voordelen van automatisering te benutten om concurrerend te blijven in het steeds digitaler zakelijke landschap. Laten we eens kijken naar enkele obstakels. 

Obstakel 1: Zijn de kosten te rechtvaardigen? 

Een belangrijk obstakel is een beperkt budget en financiële middelen. Zeker als je bedenkt dat organisaties momenteel toch wat huiverig zijn als het gaat om investeren. Factuurverwerking automatiseren kán (maar hoeft niet!) een aanzienlijke investering vergen in software, systemen en bijvoorbeeld training van medewerkers. Voor het kleinbedrijf kan het een uitdaging zijn om deze kosten te rechtvaardigen, vooral als de huidige handmatige processen 'goed lijken te werken'. 

De kosten die gepaard gaan met automatiseren van factuurverwerking kunnen variëren. Dit is afhankelijk van diverse factoren zoals de omvang van het bedrijf, het aantal facturen, het soort boekhoudpakket waarmee gewerkt wordt en uiteraard de gekozen oplossing. 

Door vooraf de potentiële voordelen van automatiseren te kwantificeren zoals tijdbesparing, foutenvermindering en verbeterde productiviteit kun je oplossingen en hun prijskaartje beter beoordelen en de beslissing rechtvaardigen.

Obstakel 2: Hebben we niet te weinig IT-kennis in huis?

Technologische beperkingen kunnen ook een obstakel vormen. Niet alle kleinbedrijven beschikken over een uitgebreide IT-infrastructuur en specialistische kennis over integraties met bestaande systemen. Het selecteren van een oplossing die past bij de behoefte van het bedrijf kan dan een uitdaging zijn. 

Voor het kleinbedrijf dat geïnteresseerd is in het automatiseren van hun factuurverwerkingsprocessen zijn er verschillende oplossingen beschikbaar. Cloudgebaseerd kan bijvoorbeeld een goede keuze zijn voor het kleinbedrijf. Dit biedt flexibiliteit, schaalbaarheid en komt vaak met betaalbare prijsmodellen. 

Pro-tip: in plaats van voor elk proces een losse applicatie te zoeken kun je ook kijken naar oplossingen die meer processen ondersteunen. Daarmee verhoog je de automatiseringsgraad. 

Obstakel 3: Al die veranderingen; iedereen is zo gewend aan het huidige proces

Veranderen houden mensen doorgaans niet zo van. Je weet nu wat je hebt en dat geeft een bepaalde rust. Een verandering in het proces kan weerstand oproepen en dat kan een grote belemmering zijn. Het vereist dat mensen hun werk anders moeten doen en een nieuwe werkwijze moeten aanleren. Dit vergt inspanning en - afhankelijk van de gekozen oplossing - mogelijk ook training om met nieuwe systemen en processen om te gaan. 

Door op tijd te beginnen met communiceren kun je weerstand ook op tijd kwijtraken. Wat voor jou misschien een logische stap is, kan voor je collega een hele grote verandering zijn. Maak vooraf duidelijk wat je wil bereiken, wat de voordelen zijn die iedereen ervaart en neem mensen mee in het traject, dan zul je zien dat die weerstand als sneeuw voor de zon verdwijnt.

Meer weten over de digitale transformatie in het kleinbedrijf? 

Wil je meer weten over hoe het kleinbedrijf de processen van inkoop tot betaling ingericht hebben? Download gratis het volledige Trendrapport 2023 Digitale transformatie kleinbedrijf Finance en Inkoop.

In dit rapport lees je meer over:  

• Hoe goedkeuring van inkopen en facturen tot stand komen
• Wat de status van automatisering is binnen het kleinbedrijf
• Hoe finance- en inkoopprofessionals denken over aankopen zonder contract of inkooporder