E-facturatie nog niet de norm binnen kleinbedrijf

De factuur als pdf via de mail ontvangen, is nog altijd de norm binnen het kleinbedrijf.
De meerderheid van de kleinbedrijven, maar liefst 64%, ontvangt facturen meestal of altijd op deze manier. De pdf-factuur steekt daarmee met kop en schouders boven andere factuurvormen, zoals e-facturatie of papieren facturen, uit. Dat blijkt uit het Trendrapport Digitale Transformatie kleinbedrijf Finance en Inkoop 2023, waarvoor onafhankelijk onderzoeksbureau DirectResearch meer dan 200 Finance- en Inkoopprofessionals bevroeg. 

In vergelijking tot het midden- en kleinbedrijf (mkb), zien we een groot verschil als het gaat om de manier van factureren. Waar slechts 37% van het kleinbedrijf zegt vaak of altijd e-facturen rechtstreeks in hun boekhoudsysteem te ontvangen, omarmt het mkb het ontvangen van e-facturen al aanzienlijk meer (51%). Daarnaast geeft 40% van het kleinbedrijf aan zelfs nooit een e-factuur te ontvangen.  

Dan hebben we natuurlijk ook nog de ouderwetse papieren facturen. Merkwaardig is dat deze manier binnen het kleinbedrijf nét iets minder gangbaar is dan in het mkb, met 28% versus 33%.  

De acceptatie van e-facturatie blijkt trager te gaan binnen het kleinbedrijf. Op dit moment is het nog niet echt een probleem om als organisatie nog geen e-facturen te versturen of ontvangen, zolang de alternatieven correct afgehandeld kunnen worden. Over de grens lopen de zaken anders. 

E-facturatie verplicht in EU-landen 

Net als Italië, Frankrijk en Polen, zijn nu ook België en Duitsland van plan om e-facturen verplicht te stellen voor Business-to-Business-transacties. Het Belgische Ministerie van Financiën kondigt aan dat ze vanaf juli 2024 gefaseerd e-facturatie gaan invoeren. Het Duitse Ministerie van Financiën heeft daarentegen voorgesteld om per 1 januari 2025 e-factureren verplicht te maken voor bedrijven. 

Het verplicht stellen van e-factureren wordt steeds gebruikelijker in landen over de hele wereld. In Europa hebben landen zoals Spanje, Letland, Slowakije, Slovenië en Roemenië ook plannen om e-facturatie binnenkort verplicht te maken. Dit heeft grote gevolgen voor Nederlandse (klein)bedrijven die internationaal zaken doen.  

Want op welke manier dan ook er binnen de organisatie gefactureerd wordt, moeten er dan alsnog e-facturen verstuurd en ontvangen worden. Deze moeten voldoen aan de regels en eisen die zijn vastgesteld in het land waar dan zaken mee wordt gedaan. 

De reden achter het verplicht stellen van e-factuur heeft voornamelijk te maken met de controle op btw-afdracht. Overheden lopen jaarlijks namelijk een aanzienlijk bedrag aan btw-inkomsten mis. Om het btw-gat te verkleinen, kiezen steeds meer overheden ervoor om Continuous Transaction Controls (CTC) toe te passen, waarvan het Clearance Model een bekende vorm is. In het kader hieronder wordt CTC en het Clearance Model verder uitgelegd. 

“Facturen die als pdf via de mail worden verstuurd zijn foutgevoelig en niet veilig” 

Geen universele benadering voor e-facturen

Er is geen universele benadering voor e-facturatie die wereldwijd of zelfs in heel Europa geldt. In het algemeen moeten e-facturen voldoen aan bepaalde structuren en codes. Door deze codes kan de factuur worden verwerkt. De e-factuur-richtlijnen verschillen afhankelijk van het land en de branche. Bovendien is er een overweldigende diversiteit aan formaten en standaarden voor e-facturen.  

Het waarborgen van compliance kan een grote uitdaging zijn voor ondernemingen die internationaal handelen. Voor deze bedrijven is het een lastige taak om de lappendeken van voorschriften en verplichtingen bij te houden. Dit wordt nog ingewikkelder als je bedenkt dat steeds meer landen de overgang naar continue transactiecontroles en verplichte e-facturatie overwegen, of al hebben geïmplementeerd. Het is aan te raden om de actuele wet- en regelgeving in het desbetreffende land te raadplegen om te voldoen aan de vereisten en een correct e-facturatie proces te volgen.  

Verplicht stellen van e-facturatie in Nederland 

E-facturatie is in Nederland op dit moment alleen nog maar verplicht voor B2G(Business-to-Government)-transacties. De Nederlandse overheid heeft besloten om enkel nog elektronische facturen van leveranciers te accepteren, hierdoor worden pdf's, papieren facturen of andere formaten niet meer geaccepteerd. Business-to-Business-transacties kunnen nu nog wel op deze manier verwerkt worden, maar de Rijksoverheid kijkt nu al wel naar de mogelijkheden om e-facturatie in de nabije toekomst verplicht te stellen voor alle zakelijke transacties.  
Zoals eerder benoemd is e-facturatie nog lang geen gemeengoed binnen het kleinbedrijf. Als de overheid besluit om e-facturatie te verplichten voor ook B2B-transacties, betekent dit dat kleinbedrijven toch gedag moeten zeggen tegen de geliefde pdf-facturen. 

Door het verplicht stellen van e-facturatie zou de adoptie ervan kunnen versnellen. Hierdoor kunnen meer bedrijven van de voordelen van e-facturatie profiteren.  

Voordelen voor het kleinbedrijf

Pdf-facturen per e-mail versturen kan voordelen bieden, toch is het belangrijk voor het kleinbedrijf om ook naar de mogelijkheden van e-facturatie te kijken. Met de toenemende digitalisering van bedrijfsprocessen wordt e-facturatie steeds relevanter en kan zorgen voor een nog efficiëntere factuurverwerking.   

Het kleinbedrijf kan profiteren van e-facturatie door rechtstreeks gegevens uit de ontvangen facturen te integreren in het boekhoudsysteem. Dit vermindert het risico op fouten en reduceert de tijd die nodig is voor het handmatig invoeren van gegevens. Ook biedt e-facturatie een betere controle en overzichtelijkheid van de factuurstroom.  

Meer weten over de digitale transformatie in het kleinbedrijf? 

Wil je meer weten over hoe het kleinbedrijf de processen van inkoop tot betaling ingericht hebben? Download gratis het volledige Trendrapport 2023 Digitale transformatie kleinbedrijf Finance en Inkoop.

In dit rapport lees je meer over:  

• Hoe goedkeuring van inkopen en facturen tot stand komen
• Wat de status van automatisering is binnen het kleinbedrijf
• Hoe finance- en inkoopprofessionals denken over aankopen zonder contract of inkooporder

Esther
Witten

Contentspecialist

Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.