Alles over inkoop en procurement in het MKB

Belangrijkste inzichten

• Een solide inkoopstrategie is cruciaal voor de kostenbesparing en marktpositie.
• Inkoopadvies biedt MKB's expertise voor het optimaliseren van inkoopprocessen.
• Goed inkoopmanagement kan leiden tot aanzienlijke competitieve voordelen.
• Efficiënte inkoopdiensten ondersteunen MKB's bij complexe inkoopbeslissingen.
• Kleine en middelgrote bedrijven zijn de drijvende kracht achter de Nederlandse economie.
• De juiste procurement aanpak kan financiële prestaties direct verbeteren.
  
  

Het belang van het MKB in de Europese economie

Het midden- en kleinbedrijf, vaak aangeduid als MKB, is de stille motor die de Europese economie aangedreven houdt. Deze bedrijven zijn niet alleen prominent aanwezig in het straatbeeld, maar bekleden ook een belangrijke positie op de Europese markt. Met een groot aandeel in werkgelegenheid en bijdrage aan het Bruto Binnenlands Product (BBP) van Europa, speelt het MKB een onmisbare rol in economische groei en ontwikkeling.

Definitie MKB volgens Europese maatstaven

Het kenmerkende van het MKB ligt in de omvang van de onderneming. De Europese Commissie heeft duidelijke criteria opgesteld om te bepalen wat onder een MKB valt. De algemeen geaccepteerde definitie van het MKB omvat bedrijven met minder dan 250 werknemers. Men spreekt hierbij van micro-ondernemingen (0-10 werknemers), kleine ondernemingen (10-50 werknemers) en middelgrote ondernemingen (50-250 werknemers). In bepaalde gevallen wordt ook de omzet meegenomen als meetlat voor de classificatie.

De rol van MKB in de werkgelegenheid en BBP van Europa

Het MKB is de ruggengraat van de Europese arbeidsmarkt. Deze bedrijven zijn verantwoordelijk voor maar liefst 2 op de 3 banen in de Europese Unie, een indicatie van hoe cruciaal het MKB is voor de werkgelegenheid. Het effect van het MKB strekt zich verder uit naar de omvang van de economie. Met een bijdrage van circa 50% aan het Europese BBP, is de invloed van het MKB op de economische welvaart van het continent evident. Bovendien is inkoopbeheer in het MKB een kritieke factor voor het bevorderen van duurzame groei en concurrentievermogen binnen deze bedrijven.

• 99% van de EU-bedrijven behoort tot het MKB
• Ongeveer 67% van de banen in de EU is te vinden binnen het MKB
• Circa 50% van het Europese BBP komt voor rekening van het MKB
• Inkoopbeheer speelt een sleutelrol in de bedrijfsvoering van het MKB
  
  

Inkoopproces en uitdagingen voor MKB

Het navigeren door het inkoopproces is voor het MKB vaak een hindernisbaan vol complexiteit en druk. Het vergt substantiële inkoopexpertise om effectieve resultaten te bereiken. Het MKB loopt tegen unieke uitdagingen aan, waar grote bedrijven vaak de resources hebben voor een gestroomlijnd en optimaal inkoopbeheer.

• De complexiteit van het inkoopproces vereist gespecialiseerde kennis die in het MKB soms ontbreekt.
• MKB's kampen met beperktere mankracht wat de participatie in omvangrijke aanbestedingsprocedures kan bemoeilijken.
• Tijdsdruk en hoge transactiekosten voor het opstellen van inschrijvingen zijn niet ongewoon binnen het MKB.
• Hoge eisen die gesteld worden in aanbestedingsprocedures kunnen een barrière vormen voor MKB-ondernemingen.
• De behoefte aan inkoopoptimalisatie is aanzienlijk, en een uitdaging die gaandeweg moet worden aangepakt.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden heeft het kleinere bedrijf behoefte aan inkoopoptimalisatie, een gestructureerd inkoopproces en wellicht externe inkoopexpertise. Het verbeteren van procedures en het vereenvoudigen van eisen zouden prioriteit moeten zijn.

Met de juiste aandacht voor inkoopoptimalisatie en het inschakelen van extern advies waar nodig, kunnen MKB's hun positie in het aanbestedingslandschap verstevigen. Hierdoor wordt niet alleen de druk op hun inkoopproces verlicht, maar verbetert ook de algemene bedrijfsvoering.

Overheidsinitiatieven voor MKB-vriendelijke aanbestedingen

De Nederlandse overheid onderkent het belang van het midden- en kleinbedrijf (MKB) als aanjager van economische groei en werkgelegenheid. In het streven om aanbestedingen MKB-vriendelijker te maken, zijn er diverse initiatieven ontplooid. Deze richten zich met name op het verkleinen van de kloof tussen de capaciteiten van MKB's en de vereisten die overheidsopdrachten stellen. Twee sleutelinitiatieven in dit kader zijn de Aanbestedingswet 2012 en het programma Beter Aanbesteden.

De Aanbestedingswet 2012 en het mkb

In reactie op de behoefte aan toegankelijker aanbestedingsmogelijkheden voor kleinschalige ondernemers, biedt de Aanbestedingswet 2012 passende juridische kaders. Deze wet heeft als doel om een evenwichtig speelveld te creëren waarin MKB's op een eerlijke wijze kunnen concurreren voor overheidsopdrachten. Zo bevat de wet bepalingen die het voor MKB's eenvoudiger maken om deel te nemen aan aanbestedingsprocedures, door bijvoorbeeld disproportionele kwalificatie-eisen en financiële lasten te reduceren.

Programma Beter Aanbesteden

Het door de overheid ondersteunde programma Beter Aanbesteden richt zich op de verbetering van het inkoopproces en stimuleert de dialoog tussen overheidsinstanties en ondernemers. Dit programma streeft naar heldere communicatie, passende begeleiding van ondernemers en een aanbestedingsproces dat recht doet aan de dynamische aard van het MKB. Door concrete handvatten te bieden en voorlichting te geven over het aanbestedingsproces, poogt het programma obstakels weg te nemen die MKB's traditioneel ervaren bij overheidsaanbestedingen.

Naast bovengenoemde maatregelen, motiveren deze initiatieven overheidsinstanties om aanbestedingen zodanig te ontwerpen dat ook MKB's deze kunnen winnen. Door opdrachtomvang te verkleinen en op te splitsen, bijvoorbeeld, wordt het voor kleinere bedrijven makkelijker om aan de eisen en verwachtingen te voldoen en uiteindelijk de aanbesteding binnen te slepen.

• Verbeterde toegang tot aanbestedingsinformatie voor MKB's
• Vermindering van de administratieve lasten bij aanbestedingen
• Aanmoedigen van opdrachtsplitsing voor betere toegankelijkheid voor MKB's
• Ondersteunen van kennisdeling en netwerkvorming tussen MKB en overheid

Door deze gecombineerde inspanningen worden aanbestedingen meer dan voorheen een kansenmarkt voor het MKB, wat niet alleen de bedrijvigheid ten goede komt, maar uiteindelijk ook de kwaliteit en diversiteit van diensten en producten waar de overheid gebruik van maakt.

Aandeel van het MKB in Europese aanbestedingen

Het aandeel van het midden- en kleinbedrijf (MKB aanbestedingen) in Europese aanbestedingen heeft een positieve ontwikkeling doorgemaakt. Het succes van deze ondernemingen in het winnen van overheidsopdrachten toont aan dat er vruchtbare kansen bestaan voor kleinere bedrijven binnen de Europese economie.

• De periode tussen 2011 en 2017 laat een toename zien in het aantal gewonnen overheidsopdrachten door MKB's binnen de EU.
• In Nederland hebben MKB's een significant aandeel van meer dan 60% in het verwerven van aanbestedingen boven de aanbestedingsgrens.
• De stabiliteit van deze cijfers van 2017 tot 2019 weerspiegelt een aanhoudende kracht van het MKB op het gebied van aanbestedingen.

Deze data schetsen het beeld van een MKB-sector die steeds meer grip krijgt op de markt van overheidsopdrachten. Dergelijke inzichten motiveren zowel beleidsmakers als ondernemers om het speelveld voor MKB's in de aanbestedingswereld verder te verbeteren.

Het toenemende belang van e-Procurement

De evolutie van inkoopprocessen heeft geleid tot een revolutie waarbij e-Procurement steeds meer op de voorgrond treedt. Elektronisch inkopen is niet langer een futuristisch concept maar een alledaagse realiteit, vooral voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Deze vorm van inkopen speelt een fundamentele rol in de digitalisering van bedrijfshandelingen en het scheppen van nieuwe kansen op de e-marketspace.

Wat is e-Procurement?

E-Procurement, ook bekend als elektronisch inkopen, betreft het gebruik van digitale hulpmiddelen en online systemen om inkoopprocessen te stroomlijnen en te automatiseren. Dit omvat alle stappen van het inkoopproces: van het zoeken naar leveranciers tot het beheren van inkooporders en het bijhouden van inventaris. Met de overstap op elektronisch inkopen, verhuizen MKB's hoe langer hoe meer van traditionele naar digitale methodes voor hun inkoopactiviteiten.

Voordelen van e-Procurement voor het MKB

De transitie naar e-Procurement biedt tal van voordelen voor kleinere ondernemingen. Deze voordelen worden zowel op korte als op lange termijn gevoeld en dragen bij aan de concurrentiekracht en bedrijfsgroei van het MKB.

• Beter inzicht en controle over voorraad, wat bijdraagt aan optimale voorraadniveaus en verminderd risico op overschot of tekort.
• Automatische bijbestelling en makkelijker voorraadbeheer leiden tot efficiëntie en verminderen het risico op menselijke fouten.
• Significante kostenbesparingen door stroomlijning van administratieve processen en vermindering van papierwerk.
• Verhoging van transparantie en compliance met digitale audit trails.
• Vereenvoudigde communicatie en verbeterde samenwerking met leveranciers op e-marketspaces.

Het implementeren van e-Procurement oplossingen helpt het MKB dus niet alleen om hun inkoopprocedures efficiënter te maken, maar zorgt ook voor een strategische verbetering met respect tot voorraadmanagement, kostenoptimalisatie en leveranciersrelaties. Deze omvangrijke voordelen dragen bij aan een robuustere positie in een steeds digitaler wordende wereld.

Inkoopmanagement en e-Tendering voor MKB

In een tijd waarin markten steeds competitiever worden, is inkoopmanagement voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) niet alleen een kwestie van kostenbesparing, maar ook van strategisch handelen. Het gebruik van digitale instrumenten zoals e-Tendering en e-Reverse auctioning opent nieuwe kansen voor efficiënt en effectief inkoopbeheer. Deze online processen helpen MKB's om op gelijkwaardige voet te handelen met grotere bedrijven en bieden toegang tot een breder netwerk van leveranciers.

E-Tendering uitgelegd

E-Tendering is de digitale equivalent van het traditionele tenderproces en speelt zich volledig online af. Het biedt MKB's de mogelijkheid om deel te nemen aan aanbestedingen door op een transparante en gestructureerde manier offertes in te dienen. Dit proces verlaagt de toetredingsdrempels en vereenvoudigt het matchen van vraag en aanbod op basis van vooraf bepaalde criteria. Dit alles draagt bij aan een gestroomlijnd inkoopmanagement.

E-Reverse auctioning als kans voor MKB

Binnen het spectrum van het e-Procurement proces biedt e-Reverse auctioning het MKB de kans om competitieve prijzen te bedingen. Leveranciers worden uitgenodigd om in een digitale omgeving tegen elkaar op te bieden voor het leveren van producten of diensten. Dit stimuleert niet alleen concurrentie maar zorgt ook voor een transparante prijsvorming, resulterend in de mogelijkheid om kosteneffectief in te kopen.

• Efficiëntere deelname aan aanbestedingsprocedures.
• Duidelijkheid en transparantie in biedprocessen en evaluatiecriteria.
• Optimalisatie van tijd en middelen door digitalisering van het inkoopproces.
• Mogelijkheid tot het behalen van besparingen door scherpere prijsstelling tijdens veilingen.

Inkoopmanagement verrijkt met de technieken van e-Tendering en e-Reverse auctioning biedt het MKB een duidelijke wegwijzer naar het realiseren van efficiëntie en kostenbesparing. Dit vormt een solide basis voor duurzame groei en concurrentievoordeel in een snel veranderende markt.

Digitale transitie: E-Sourcing en E-Ordering

De toekomst van inkoop in het MKB ziet er digitaal uit. Met de invoering van E-Sourcing en E-Ordering zijn Nederlandse ondernemingen in staat om hun digitale inkoop processen te transformeren en te moderniseren. Dit leidt tot een gestroomlijnd inkoopbeleid en biedt de mogelijkheid om wereldwijd efficiënt en snel de beste leveranciers en producten te vinden en te bestellen.

Het gemak van leveranciers vinden via e-Sourcing

Met E-Sourcing hebben MKB's de wereld binnen handbereik. Dankzij online platforms en databases zoals Europages is het vinden van de juiste leveranciers nog nooit zo eenvoudig geweest. Deze tools stellen bedrijven in staat om snel een breed assortiment aan leveranciers, producten en diensten wereldwijd te doorzoeken. Hierdoor kunnen MKB's weloverwogen keuzes maken die aansluiten bij hun unieke bedrijfsbehoeften.

Efficiënte inkoop via E-Ordering

Voor dagelijkse en minder strategische inkopen is E-Ordering een uitkomst. Het maakt niet uit of het gaat om kantoorartikelen of facilitaire producten; E-Ordering-systemen zorgen ervoor dat medewerkers zelfstandig bestellingen kunnen plaatsen. Hierbij blijft de controle behouden door goedkeuringsprocessen vanuit het management of inkoopafdeling. Raamcontracten met leveranciers zorgen voor prijsstabiliteit en -voordelen en alle aankopen worden overzichtelijk gebundeld. Dit leidt tot een directe besparing van tijd én kosten.

• Vergemakkelijkt wereldwijde zoektocht naar leveranciers.
• Vereenvoudigt het bestellen van producten via een online catalogus.
• Zorgt voor kostenbesparing en efficiënter voorraadbeheer.
• Maakt inkoop toegankelijker en minder tijdrovend voor het MKB.
  
  

Inkoopadvies en -optimalisatie voor het MKB

Het slijpen van het inkoopproces binnen MKB's gaat verder dan enkel de initiatie van bestellingen. Het vraagt om een holistische aanpak die bijdraagt aan substantiële kostenreductie en efficiëntieverhoging. Dit is waar professioneel inkoopadvies en inkoopoptimalisatie de hoekstenen vormen van een gezond inkoopbeleid.

Professioneel inkoopadvies voor kostenreductie

De complexiteit van inkoop vraagt om een gedegen kennis die niet altijd intern aanwezig is bij MKB's. Een deskundig inkoopadvies kan dan uitkomst bieden. Door inzicht te geven in markttrends en leveranciersstrategieën, kunnen externe adviseurs MKB's bijstaan in het nemen van beslissingen die leiden tot het verlagen van inkoopkosten en het realiseren van een meer gunstige kostenstructuur.

• Identificatie van kostenbesparende mogelijkheden binnen huidige inkoopprocedures.
• Strategische advisering over leveranciersmanagement en contractonderhandelingen.
• Implementatie van duurzame inkooppraktijken die bijdragen aan kostenreductie.

Inkoopoptimalisatie met behulp van ERP-systemen

Het implementeren van ERP-systemen binnen het MKB is een significante stap in het optimaliseren van het inkoopproces. ERP-systemen integreren verschillende bedrijfsprocessen - waaronder inkoop - in één omvattend systeem, wat leidt tot verbeterde data-analyse, strakkere inventariscontrole en efficiënter voorraadbeheer. Dit kan resulteren in aanzienlijke besparingen en een verbeterde bottom line.

Door de juiste inkoopoptimalisatie strategieën en tools te omarmen, kunnen MKB's significante voordelen realiseren die niet alleen de inkoopafdeling, maar de gehele organisatie ten goede komen.

Conclusie

In de dynamische bedrijfswereld van vandaag is inkoopoptimalisatie voor het MKB meer dan ooit een kernfactor voor succes. De inkoopstrategie van kleine en middelgrote ondernemingen vereist aandacht en innovatie, die beiden haalbaar zijn door de rijkdom aan digitale hulpmiddelen en de ondersteuning van overheid en beleidsmakers. Bij een MKB inkoopstrategie draait alles om slim en efficiënt opereren, waarbij e-Procurement, e-Tendering en e-Ordering revolutionaire kansen bieden.

Het idee dat aanbestedingen enkel weggelegd zouden zijn voor de grote spelers, behoort tot het verleden. Programma's zoals Beter Aanbesteden en de naleving van de Aanbestedingswet 2012 egaliseren het speelveld, waardoor het MKB in een betere positie komt om competitieve aanbestedingen te winnen. Het draait hier nicht allein om toegankelijkheid, maar ook om het versterken van de bedrijfspositie door handige inzet van digitale mogelijkheden.

Daarnaast biedt professioneel inkoopadvies een stevige basis voor het verder verfijnen van inkoopprocessen en kan de integratie van ERP-systemen de deur openen naar diepgaande inkoopoptimalisatie. Met erkende voordelen zoals kostenbesparing, efficiëntieverbetering en het vergroten van transparantie, helpt inkoopadvies MKB's om strategische stappen te zetten richting een robuustere toekomst. De kunst van een krachtige MKB inkoopstrategie ligt dus in het omarmen van innovatie, het benutten van beschikbare ondersteuning en het streven naar continue verbetering. Dit alles om te waarborgen dat Nederlandse MKB's florissant blijven groeien en concurreren op een steeds internationaliserend podium.

Maaike
van Roomen

P2P specialist

Maaike is onze purchase to pay-goeroe, deskundig in alles wat met declaratieverwerking, contractbeheer, factuurverwerking en inkoopbeheer te maken heeft. Ze is een ster in het vertalen van ingewikkelde materie naar boeiende content.